（8月20日，上海）大型企業(yè)集團(tuán)往往因人員規(guī)模龐大、組織架構(gòu)復(fù)雜，積累的紙質(zhì)人事檔案數(shù)量巨大，依賴人工進(jìn)行掃描歸檔作業(yè)，不僅效率低下，且極易因命名錯誤造成歸檔混亂，最終影響企業(yè)管理運(yùn)營效率。

針對這一痛點(diǎn)，全域增值數(shù)字化整合服務(wù)商——柯尼卡美能達(dá)辦公系統(tǒng)（中國）有限公司（以下簡稱“柯尼卡美能達(dá)”） 重磅推出了“紙質(zhì)檔案自動化掃描歸檔解決方案”。該方案專為大型企業(yè)設(shè)計(jì)，通過優(yōu)化掃描歸檔全流程，可顯著提升作業(yè)效率與準(zhǔn)確性，助力其實(shí)現(xiàn)自動化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案歸檔及管理，大幅提升企業(yè)運(yùn)營效率。

精準(zhǔn)施策 破局海量紙質(zhì)檔案歸檔難題

某大型裝備制造企業(yè)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋全國，在江蘇、遼寧等多地還設(shè)有生產(chǎn)基地，人員規(guī)模龐大。在全球總部數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的推動下，該企業(yè)中國區(qū)總部計(jì)劃將所有紙質(zhì)人事資料電子化歸檔，并上傳至統(tǒng)一線上平臺。然而，該企業(yè)的人力資源部門長期以來一直以紙質(zhì)檔案形式管理著全國近2000名員工的人事檔案，且每一名員工都有一本檔案冊，其中包括簡歷、資質(zhì)證書、勞動合同等不同種類的文件。需要完成上萬份紙質(zhì)人事檔案的電子化歸檔，無疑給項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)帶來了巨大壓力。

在深入了解項(xiàng)目背景后，柯尼卡美能達(dá)為該企業(yè)部署了旗下30臺bizhub A3彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)，并同時交付了“紙質(zhì)檔案自動化掃描歸檔解決方案”。通過在部分?jǐn)?shù)碼復(fù)合機(jī)上搭載的“非凡掃描工作流解決方案”，柯尼卡美能達(dá)助力該企業(yè)實(shí)現(xiàn)了人事檔案的掃描、重命名與歸檔流程的自動化，顯著提升了人事檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

柯尼卡美能達(dá)為該大型企業(yè)成功導(dǎo)入“紙質(zhì)檔案自動化掃描歸檔解決方案”

操作簡單 掃描歸檔一氣呵成

在項(xiàng)目初期階段，該企業(yè)曾指派兩名實(shí)習(xí)生，試圖通過人工手動來處理歸檔任務(wù)。每份人事檔案都需要在掃描后逐一打開查看，并以“姓名_員工號_部門”的格式手動重命名，再根據(jù)文件類型歸檔到對應(yīng)的文件夾，最后還需進(jìn)行人工校驗(yàn)。一段時間下來，項(xiàng)目組發(fā)現(xiàn)這種人工操作模式不僅耗時，而且任務(wù)進(jìn)度緩慢，難以按時達(dá)成目標(biāo)。

而在柯尼卡美能達(dá)為該企業(yè)導(dǎo)入“紙質(zhì)檔案自動化掃描歸檔解決方案”后，歸檔作業(yè)實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。操作人員只需在柯尼卡美能達(dá)bizhub數(shù)碼復(fù)合機(jī)操作面板上輸入員工號的前幾位，系統(tǒng)便會自動顯示關(guān)聯(lián)信息，快速匹配員工。隨后，操作人員可通過索引表單，輕松選定文件類型。掃描文件后，系統(tǒng)會依據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動完成文件重命名，并將其轉(zhuǎn)化為可搜索的PDF格式，最終自動歸檔至指定的網(wǎng)絡(luò)文件夾。

柯尼卡美能達(dá)bizhub數(shù)碼復(fù)合機(jī)操作面板簡潔易用，掃描歸檔一氣呵成

標(biāo)準(zhǔn)化自動歸檔 運(yùn)營效率全面躍升

成功導(dǎo)入該解決方案后，該大型企業(yè)以往依賴紙質(zhì)管理人事檔案的工作模式發(fā)生了顯著改變，不僅有效節(jié)省了重復(fù)性工作時間，降低了人員成本，還進(jìn)一步優(yōu)化了業(yè)務(wù)運(yùn)營流程，消除了企業(yè)內(nèi)的信息壁壘，促進(jìn)了內(nèi)部高效溝通。

此外，在新員工入職或員工離職時，該企業(yè)的人事專員無需再在服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中手動新建或刪除員工檔案信息，只需通過bizhub數(shù)碼復(fù)合機(jī)操作面板即可完成相關(guān)操作；如需查詢特定員工檔案資料，也可隨時在可搜索的PDF文件中進(jìn)行查詢，從而顯著提升了人事檔案管理的效率和便捷性。

隨著數(shù)字化浪潮的蓬勃發(fā)展，“紙質(zhì)人事檔案電子化”已成為眾多大型企業(yè)的必然選擇?？履峥滥苓_(dá)將充分發(fā)揮創(chuàng)新技術(shù)優(yōu)勢，通過高效的“紙質(zhì)檔案自動化掃描歸檔解決方案”，助力廣大中國企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提升檔案管理效率、降低運(yùn)營成本，加速邁向更智能、可持續(xù)發(fā)展的未來！